Автор фото: 123RF/Legion-Media
Электронный документооборот в сфере трудовых отношений призван сделать оформление кадровых документов удобным и быстрым. Перейти на ЭКДО можно в любой момент. За сотрудником всегда сохраняется право принять решение о переходе на электронное взаимодействие с работодателем, даже если раньше он не был готов и отказался. Для этого нужно обратиться к специалисту отдела управления персоналом или в социально-кадровый центр (СКЦ) и оформить соответствующее согласие.
Просто, быстро, удобно
«Главное преимущество ЭКДО – удобство. В компании оцифрованы самые востребованные документы: для оформления отпусков и отсутствий, материальной помощи, служебных командировок и многие другие. Все заявления можно подавать и подписывать буквально за пару кликов через наш Сервисный портал. Это можно сделать и в локальной сети, и в Интернете через свой личный компьютер или мобильный телефон, и через мобильное приложение», – говорит начальник Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Евгений Браулов.
Ознакомление с приказами, уведомлениями об отпуске, локальными нормативными актами и другими документами происходит с использованием простой электронной подписи, то есть логина и пароля на Сервисном портале, пояснили в Департаменте управления персоналом.
Особенно это удобно для тех, кто работает в регионах или на объектах, отдалённых от места расположения кадрового подразделения предприятия или СКЦ. Сегодня ЭКДО обеспечивает подачу 45 видов заявлений, а автоматизация охватывает большинство типовых кадровых процессов.
Все заявления формируются автоматически на основе данных, содержащихся в учётной кадровой системе. Это исключает ошибки и значительно сокращает время оформления документа в сравнении с написанием заявлений на бумаге.
У системы понятный интерфейс, документы всегда под рукой. Ничего не потеряется – работнику всегда придёт уведомление о том, на какой стадии находится отправленный им документ.
Расширение возможностей
Функционал ЭКДО постоянно обновляется и расширяется. Одной из последних новинок на Сервисном портале стала автоматизация определения лиц, согласующих заявления. Если раньше работникам приходилось вручную выбирать ответственных для согласования, что могло приводить к ошибкам, то теперь система определяет их автоматически, исходя из должности и предприятия конкретного работника, что ускоряет процесс.
Кроме того, если согласующий отсутствует, новые заявления будут автоматически направляться его заместителю, что избавляет работника от необходимости отслеживать отсутствие руководителей.
В результате такого нововведения значительная часть заявлений теперь проходит согласование за несколько минут и документ сразу поступает на оформление.
Синхронизация с порталом Госуслуг
С 2025 года корпоративный ЭКДО синхронизирован с порталом госуслуг (ЕСИА). Это значит, что работнику больше не нужно обращаться к специалисту по управлению персоналом или СКЦ, чтобы поменять свои персональные данные (например, при изменении фамилии).
Достаточно зайти на Сервисный портал, выбрать заявление на изменение персональных данных, дать согласие на получение данных с портала госуслуг – и работодатель тут же получит актуальные сведения напрямую из государственной системы, без необходимости запрашивать от сотрудника подтверждающие документы.
Цифровая подпись для каждого
В настоящее время компания готова предоставить работникам возможность удалённо подписывать в ЭКДО даже дополнительные соглашения к трудовому договору – это позволяет и трудовое законодательство, и защищённость технологии подписания.
Чтобы воспользоваться этой опцией, работникам понадобится оформить заявление на выпуск облачной усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП) на Сервисном портале.
Возможность выпуска и использования облачной УНЭП при подписании дополнительных соглашений к трудовому договору (в том числе в мобильном телефоне) уже доступна всем работникам Центральной дирекции инфраструктуры и Дирекции управления движением. По мере поэтапного подключения подразделений к сервису такая возможность появится у каждого работника – участника ЭКДО.
Выгодно всем
Переход на ЭКДО выгоден не только сотруднику, но и работодателю. «За счёт автоматизации операций кадрового делопроизводства компания повышает эффективность управления персоналом и снижает трудозатраты», – отметил заместитель начальника Департамента управления персоналом ОАО «РЖД» Роман Королёв.
У специалистов по управлению персоналом появляется дополнительное время, чтобы сфокусироваться на решении стратегических задач и взаимодействии с работниками.
Также ЭКДО практически свёл к нулю риски неправильного оформления документов. Это даёт дополнительные гарантии добросовестного выполнения работодателем всех обязательств, предусмотренных Трудовым кодексом.
«Ещё один момент – это вклад в экологию и снижение затрат на бумагу. В масштабах такой большой компании, как РЖД, такая экономия выглядит внушительной», – отмечают в Департаменте управления персоналом ОАО «РЖД».
