Автор фото: Аркадий Шаповалов/Пресс-служба ОАО «РЖД». Почти 20 тыс. экипировок локомотивов ежемесячно оформляется через цифровой документооборот
Процессное совершенство
Российская Ассоциация профессионалов управления бизнес-процессами (ABPMP Russian Chapter) подвела итоги восьмого ежегодного конкурса проектов повышения эффективности на основе методов и технологий управления бизнес-процессами «BPM-проект года». Соревнование было организовано при поддержке ИТ-кластера Фонда «Сколково» и Аналитического центра при Правительстве Российской Федерации.
В этом году на конкурс было представлено 70 проектов, направленных на решение задач по совершенствованию управленческих практик и повышения эффективности организации на основе методов и технологий управления бизнес-процессами (BPM, Business Process Management).
Среди 15 финалистов победителем в номинации «За настойчивость в достижении процессного совершенства» был признан проект Центральной дирекции закупок и снабжения (ЦДЗС) «Цифровизация документооборота при отпуске нефтепродуктов на топливных складах», реализованный при участии Центра моделирования бизнес-процессов (ЦМБП).
Предпосылки разработки проекта
Как рассказал главный инженер ЦДЗС Максим Рачковский, ежегодное потребление дизельного топлива в компании составляет порядка 2,5 млн тонн. Оно используется для обеспечения работы подвижного состава в грузовом, пассажирском и хозяйственном видах движения, а также для специального подвижного состава и автотранспорта.
Современные решения призваны повысить эффективность экипировки локомотивов. Стратегией развития компании предусмотрен переход на цифровые технологии в области учёта движения горюче-смазочных материалов. Полная цифровизация процессов будет реализована после реконструкции топливных складов, завершение которой запланировано на 2036 год (с учётом необходимости проектирования и строительства объектов).
«Текущие реалии требуют оперативных решений по повышению скорости экипировки локомотивов и организации непрерывной передачи данных между информационными системами компании», – отметил Максим Рачковский. В связи с этим ЦДЗС и ЦМБП детально проанализировали процессы приёмки, хранения и отпуска нефтепродуктов, а также ход их документального оформления. В результате были определены области совершенствования процессов и очерёдность внедрения изменений.
Пилотный запуск
Пилотным объектом для апробации цифрового документооборота был выбран топливный склад Нижний Новгород Горьковской железной дороги. Он оснащён необходимым оборудованием и программным обеспечением, в том числе автоматизированными средствами контроля приёмки, хранения и отпуска нефтепродуктов.
«За основную платформу цифрового документооборота при отпуске топлива выбрана автоматизированная система учёта дизельного топлива (АСУ ДТ РЖД), введённая в эксплуатацию в декабре 2020 года», – уточнил Максим Рачковский.
Ранее документооборот занимал достаточно много времени. Так, при каждом отпуске топлива показания топливораздаточных колонок фиксировали вручную в записках и блокнотах. Затем их переносили в соответствующие квитанции – в двух экземплярах на бумажном носителе. После того как работник склада и машинист локомотива подписывали эти документы, в единой системе управления финансами и ресурсами (ЕК АСУФР) необходимо было создать электронную версию квитанции. К ней нужно было прикрепить скан-копию документа с последующим созданием суточной ведомости и её передачей в информационные системы компании для дальнейшей обработки и принятия к бухгалтерскому учёту. Оригиналы квитанций также направлялись в соответствующие подразделения.
«Для обеспечения электронного подписания документов совместно с Дирекцией тяги оснастили топливный склад считывателем многофункциональных электронных карт машинистов, – рассказал Максим Рачковский. – Совместно с разработчиком (НАО «ИНФОКОМ») также доработали информационные системы для обмена данными и электронного подписания документов. Актуализировали руководство пользователя АСУ ДТ РЖД».
Изменение процессов в ходе пилотного проекта позволило проводить экипировку локомотивов на основе электронного задания. Его выдавал дежурный по депо (благодаря интеграции информационных систем депо и склада). После завершения экипировки работник топливного склада и машинист локомотива стали подписывать квитанцию на отпуск топлива электронными цифровыми подписями в АСУ ДТ РЖД.
«Данные о фактическом количестве топлива в баке локомотива до и после экипировки вносятся в электронную форму квитанции автоматически с датчиков учёта топлива колонок топливного склада и топливного бака локомотива, – пояснил Максим Рачковский. – Суточная ведомость отпуска дизельного топлива формируется автоматически и передаётся в информационные системы компании для дальнейшей обработки и принятия к бухгалтерскому учёту».
Важные результаты
В 2024 году начато масштабирование проекта. Утверждён регламент приёмки, хранения и отпуска дизельного топлива и смазочных материалов на топливных складах, определяющий порядок цифрового документооборота при отпуске нефтепродуктов. Организовано дооснащение топливных складов считывателями многофункциональных электронных карт машинистов. С работниками проведена серия обучающих вебинаров.
Полную автоматизацию технологических операций сейчас имеют 10% топливных складов РЖД, на данных объектах получен максимальный эффект от реализации проекта – повышение скорости экипировки локомотивов в среднем до 15% (25 минут на один локомотив) за счёт автоматического заполнения учётных форм по данным датчиков. Более 230 топливных складов используют реализованное в рамках проекта дополнительное решение – формирование и цифровое подписание документов с ручным вводом данных в АСУ ДТ РЖД.
«В настоящее время порядка 20 тыс. экипировок локомотивов (или 40%) ежемесячно оформляется с использованием инструментов цифрового документооборота. Прогнозный эффект составляет 67 млн руб. за счёт сокращения времени простоя локомотивов при экипировке и перехода на безбумажные технологии», – подчеркнул Максим Рачковский.
Дальнейшие планы
Для развития проекта сейчас прорабатывается создание цифрового двойника системы снабжения топливом. Также планируется расширение перечня нефтепродуктов, подразделений и технологических процессов для включения в единое цифровое пространство с внедрением технологий искусственного интеллекта для управления поставками горюче-смазочных материалов.
«Высокая оценка российской Ассоциации профессионалов управления бизнес-процессами подтверждает значимость, проработанность и потенциал проекта, а также открывает нашей команде новые возможности для развития и совершенствования процессов компании», – подытожил Максим Рачковский.
